Hantera bokningar och kunder

I avdelningen Administrera kan du sköta den löpande hanteringen av ditt schema. Där ser du alla bokningar och kan även lägga in bokningar manuellt. Om din bokningsprocess innehåller ett steg för att granska nya bokningar, är detta var du godkänner eller avvisar dem. För att se hur användare interagerar med ditt schema, kan du dessutom hämta dagliga, veckovisa eller månatliga rapporter.

Det är möjligt att göra bokningar i någon annans ställe, t.ex. om en kund vill boka med dig via telefon. Genom att du agera i egenskap av kunden, kan kunden själv senare få automatiska påminnelser, se sin bokningshistorik med mera. Du når denna funktion samt alla dina användares uppgifter via sidan Användarhantering.

Via Panelen finns alternativen Importera och Exportera som du kan använda för att lägga till eller hämta användardata i olika format till och från ditt bokningssystem.

Granska bokningar

Via Administrera > Översikt kan du granska alla dina bokningar. Översikten visar en lista över aktuella bokningar. Gamla och raderade bokningar hittar du via länkarna Visa historik och Visa papperskorg. Översikten kan sorteras genom att klicka på kolumnrubrikerna. Om ditt schema innehåller flera resurser eller tjänster, visas en rullmeny så att du kan filtrera ut bokningar för en viss resurs eller tjänst.

Till höger om varje bokning, finns två eller fler ikoner. Om du klickar på schemaikonen får du se bokningen direkt i schemat, medan ikonen ‘Redigera’ öppnar ett fönster för att göra ändringar i bokningen (se nedan). För kapacitetsscheman där varje rad visar en händelse i stället för bokningar, visas också förstoringsglaset som du kan klicka på för att se alla bokningar för händelsen.

Symboler för bokningars status

För bokningsscheman som hanterar betalningar eller kräver bokningsgodkännanden, visar systemet också en kolumn med symboler som + eller C för att visa bokningens status. Du kan hålla muspekaren över symbolen för att få se en förklaring vad den betyder. Se en lista över alla statussymboler.

Se bokningar för en specifik person

För att se bokningar endast för en specifik användare/kund (den som bokar) i schemat, kan du använda sökrutan nedanför översikten. Notera att bokningar för en viss resurs (den som bokas, i scheman med flera resurser) visas genom att välja resurs från rullmenyn. Om du vill se en användares bokningar i alla dina scheman, oavsett vilket eller vilka scheman deras bokningar finns i, gå i stället till sidan Användarhantering och klicka på förstoringsglaset vid användarens namn.

Välj innehåll att visa i översikter

Du kan välja vilken information som ska visas i översikten via Konfigurera > Layout. Klicka i vilka som helst av obligatoriska och valfria fälten för bokningsuppgifter och anpassade fält för att de ska visas som kolumner i listvyer som bokningsöversikten på sidan Administrera.

Godkänn bokningar manuellt

Om du ställt in att administratören måste godkänna bokningar, visas bokningarnas status i bokningsöversikten med följande symboler:

• P för bokningar som inväntar godkännande
• + för bokningar som godkänts
• +© för godkända bokningar som betalats med krediter

För att godkänna en bokning, klicka på ikonen Redigera till höger på raden för bokningen det gäller. I fönstret som öppnas, ser du bokningens status och alternativet Godkänn. Om bokningen redan godkänts, finns i stället alternativet Avvisa, som du kan klicka på om du vill dra tillbaka ditt godkännande.

För att se samtliga bokningar som inväntar godkännande, klicka på ‘Visa avvaktande’ i länklistan nedanför bokningsöversikten. Alternativet syns bara om bokningsgodkännande aktiverats. I bokningsschemat känner du igen bokningar som inväntar godkännande genom att de har en blekare färg. Administratören kan också välja att få ett e-postmeddelande för varje bokningsförfrågan (se Konfigurera bokningsprocessen).

Låt andra granska och godkänna bokningar

Om du vill att någon annan ska ta emot bokningsförfrågningar, kan du använda dig av regler i ditt e-postkonto för att vidarebefordra notiser om att godkänna bokningsförfrågningar. De flesta e-postprogram kan konfigureras att vidarebefordra ett meddelande baserat på dess titel, så du skulle till och med kunna vidarebefordra förfrågningar för till exempel en specifik träningsklass till den tränare som ska hålla klassen.

Superanvändare har också tillgång till bokningsöversikten och som standard kan de godkänna bokningar i ditt schema. Denna inställning kan ändras om nödvändigt, via Konfigurera > Åtkomst. Om du inte vill att superanvändare ska kunna godkänna bokningar, ska du avmarkera Tillåt superanvändare att ändra andras bokningar. För mer information, se även Superanvändares befogenheter.

Boka i egenskap av någon annan

Om du tar emot en bokning via telefon eller e-post, kan du själv lägga in den i bokningssystemet. Genom att bokningen registreras i kundens användarkonto, kan kunden själv se bokningen i sin agenda och historik, få automatiska påminnelser och andra funktioner du aktiverat. Eftersom du själv är inloggad som administratör, kommer dock bokningar du gör, som utgångspunkt vara registrerade på dig. För att bokningen ska registreras på användaren, kan du agera i egenskap av användaren.

Via sidan Användarhantering kan du välja en användare som du vill göra bokningar åt. Du kan bara agera i egenskap av registrerade användare så om användaren inte är registrerad, behöva du skapa en ny användare först. Klicka på pilen till höger om användarens uppgifter för att börja agera å användarens vägnar. Panelen öppnas och du kan välja vilket schema du vill boka i. Upp til höger på skärmen, ser du användarnamnet/e-postadressen för den du agerar i egenskap av.

Bokningar som görs i egenskap av en användare, registreras med användarens namn följt av administratören eller superanvändaren som skapat bokningen.

Medan du agerar i egenskap av någon annan, behåller du dina egna befogenheter. Så även om du begränsat vad vanliga användare ska kunna se, kommer du fortfarande se allt du brukar kunna se, även när du agerar i egenskap av en användare.

Boka åt någon annan från schemavyn

Du kan börja agera i egenskap av användare direkt från schemavyn. Klicka på uppe till höger på skärmen för öppna ett fält där du kan ange vilken användare du vill boka åt. Klicka på den gröna bocken för att bekräfta. (Om användaren du anger inte finns registrerad visas en länk du kan klicka på för att skapa en ny användare först.)

Sluta agera i egenskap av någon annan

Du ser att den session i en användare ställe pågår, genom att deras användarnamn/epostadress syns i övre högra hörnet av skärmen. För att sluta agera i egenskap av användaren, bara klicka på användarnamnet. Du ser att det fungerade genom att bara ditt användarnamn syns i övre högra hörnet.

Användarhantering

Kund- eller användaruppgifter finns tillgängliga via Användarhantering. När du använder dig av kreditsystemet, kan du använda alternativet Redigera för att påverka enskilda användares behållning av kredit. Du kan också ändra andra inställningar, t.ex. göra en vanlig användare till en superanvändare, eller spärra dem helt från att kunna använda ditt bokningssystem.

Funktionen Exportera hittar du i menyn på högersidan av din panel. Du kan använda den för att ladda ner alla användares uppgifter antingen i CSV-, XLS-, XML- eller VCF/vCard-format. Om du behöver göra massändringar i din data, kan du exportera användardatabasen till CSV-format. Du kan då göra ändringarna, spara filen som en kommaseparerad CSV-fil och sen ladda upp den till ditt bokningssystem via funktionen Importera. Vänligen notera att funktionen Importera endast kan hantera kommaseparerade (CSV) filer.

Felsökning

Om du under en import, ser ett felmeddelande som ”Felaktig CSV: ogiltig bytesekvens i UTF-8”, kontrollera följande:

1. Se till att du har sparat filen i CSV-format.
2. Ibland skapar bokstäver med diakritiska tecken, som ”é” problem. Dessa tecken kan manuellt tas bort, men det är generellt snabbare att kopiera filen till Google Docs och sen ladda upp den därifrån.
3. Se till att filen är kommaseparerad. Äldre versioner av Excel sparar ibland filen med i semikolonseparerat format. Google Docs-lösningen nämnd ovan kan lösa även detta problem.

Rapporter

Via Administrera > Rapporter kan du få insikter om bokningsbeteende och resursnyttjande i ditt schema. Via fälten kan du anpassa dina rapporter för att visa bokningar i förhållande till kapacitet per dag, vecka eller månad över en specifik tidsperiod. Datan som används för att generera diagram och rapporter kan laddas ner i CSV- eller XLS-format genom att klicka på .

Observera att om du bara behöver rå bokningsdata för en specifik tidsperiod, bör du i stället använda dig av nedladdningsfunktionen under Administrera > Download. Datan kan användas för att skapa egna anpassade rapporter med hjälp av t.ex. Excel, Numbers eller Google Docs.