Vilka steg ska ingå i bokningsprocessen?

Ska användare få göra återkommande bokningar eller inte? Vill du begära betalning eller ge ditt godkännande innan en bokning kan slutföras? Vill du skicka bekräftelsemeddelanden och påminnelser och till vem och på vilket sätt ska de skickas? SuperSaaS bokningssystem erbjuder dig finjusterad kontroll över varje steg i bokningsprocessen.

Upprepade bokningar

Som standard kan användare endast skapa en bokning i taget. Resursscheman och Kapacitetsscheman kan dock konfigureras att tillåta återkommande bokningar, så att användare inte behöver göra varje bokning separat.

Resursschema

Navigera till Konfigurera > Process
Markera Lägg till alternativet ”Upprepa” i dialogrutan för nya bokningar
Klicka på Spara ändringar

Användare kommer vid bokning nu ha alternativet att upprepa sina bokningar dagligen, veckovis, varannan vecka, månadsvis på ett datum eller månadsvis på en veckodag, allt till ett (valfritt) slutdatum.

Kapacitetsschema

Vid skapande av en ny händelse i ett kapacitetsschema, kan administratören (eller en superanvändare) låta den upprepas dagligen, veckovis, varannan vecka, månadsvis på ett datum eller månadsvis på en veckodag, allt till ett (valfritt) slutdatum. Detta gör det enkelt att t.ex. skapa ett kursschema med veckovisa klasser. Endast när händelsen själv upprepar sig och schemat konfigurerats i enlighet, kan användare göra återkommande bokningar.

För att tillåta användare av ett kapacitetsschema att göra återkommande bokningar, följ dessa steg:

Navigera till Konfigurera > Process
Beroende på om användare ska kunna välja sin egen upprepningsfrekvens eller om de måste anmäla sig till varje tillfälle i en upprepad händelse, dvs. alla kurstillfällen i en kurs, välj lämpligt alternativ under Kan en användare göra återkommande anmälningar?
- Ja, om en händelse upprepas kan användare anmäla sig till fler än en, eller
- Ja, om en händelse upprepas måste användare anmäla sig till samtliga
Klicka på Spara ändringar

Vänligen notera att bokningssystemet inte tillåter dig upprepa händelser och bokningar mer än 52 gånger. Detta för att förhindra användare att skapa oändliga bokningar, vilket kan föranleda att det maximala antalet tillåtna bokningar i ditt abonnemang kan överskridas. För att upprepa bokningar mer än 52 gånger, kan användare helt enkelt redigera den sista bokningen i serien och börja upprepa den igen (och igen, om nödvändigt). Likaså för att upprepa händelser oftare, gå till den sista händelsen i serien, klicka på Redigera händelse så får du alternativet att upprepa den igen.

Notera att om bokningar kräver betalning i förväg, kommer systemet att summera priset för var och en av händelserna eller bokningarna. Användare debiteras då för alla bokningar på en gång (efter att ev. krediter som användaren ev. hade använts).

Betalning och godkännande

Beroende på hur du avser använda ditt bokningsschema, kan du vilja godkänna bokningar innan de bekräftas till användare. Eller kanske vill du begära betalning i förväg. Via Konfigurera > Process, under Begär betalning eller godkännande?, kan du konfigurera ditt bokningsschema som du vill ha det.

Alternativet Betalning eller godkännande krävs ej är förinställt. Om du vill godkänna bokningar manuellt, markera i stället alternativet Begär godkännande från administratören före bekräftelse. Nu skapas bokningar endast preliminärt och administratören (eller en superanvändare) behöver godkänna bokningen innan den går igenom och bekräftelse sänds. I schemat visas väntande bokningar med en ljusare nyans och är markerade med ett P (för ”pending”) i listvyer som användarens agenda. När detta alternativ väljs, kommer ett nytt alternativ Skicka ett mejl till administratören för varje begäran om godkännande bli tillgängligt. Markera detta alternativ om du vill bli notifierad via e-post för varje ny bokning som inväntar godkännande.

Om du även vill notifiera en eller flera superanvändare, eller om du föredrar att få en daglig översikt i stället, kan du ange detta under Ska vi notifiera någon annan om nya eller ändrade bokningar?. Se mer information här nedan.

Notera att alternativet att automatiskt godkänna bokningar skapade av en superanvändare eller administratören är förinställt som standardval.

Alternativt kan du begära (del)betalning och automatiskt godkänna (och bekräfta) bokningar när den mottagits. Du kan göra detta genom att i stället välja Genomför betalning innan det går att gå vidare. Om du också vill erbjuda användare alternativet att betala senare, välj i stället Be om betalning men tillåt din användare att betala senare. För mer information om hur du ställer in själva betalningsprocessen, vänligen se avsnittet om betalningar.

Om en användare har erhållit ”obegränsad kredit”, kommer deras bokningar att godkännas automatiskt. Detta är en användbar genväg för att låta personer som du litar på kringgå bekräftelsesystemet. För att ge någon obegränsad kredit, aktivera först kreditsystemet via Betalningar.

Bekräftelser och påminnelser

SuperSaaS bokningssystem låter dig skicka e-post- och/eller SMS-bekräftelser och påminnelser. Dessa kan användas för att bekräfta bokningar till användare eller notifiera dig själv om nya eller uppdaterade bokningar.

Bekräftelser

Genom att ange Skicka alltid en bekräftelse under Konfigurera > Process, kan du skicka en bekräftelse till användare när deras bokning godkänns. Användare blir också notifierade om ev. ändringar de gör i sina bokningar eller när de raderar dem helt. Om du vill lämna det upp till användarna själva huruvida bekräftelser ska sändas, välj Låt din användare välja om bekräftelse ska skickas eller inte.

För att säkra att bekräftelser kan levereras, kan du vilja verifiera e-postadressen som användaren uppger vid registrering. Detta kan göras via Åtkomst. Om du inte arbetar med registrerade användare, säkerställ åtminstone att användarnas e-postadress samlas in vid bokning. Säkerställ då också att alternativet Använd e-postadress som inloggningsnamn inte är markerat.

Vänligen se Daglig användning för mer information om bekräftelser vid agerande i egenskap av användare.

Notera att de flesta meddelanden inte sänds när du är inloggad som administratör, eftersom det snabbt skulle kunna fylla din inkorg medan du arbetar med bokningssystemet. För att kontrollera huruvida du mottar rätt meddelanden, logga först in som vanlig användare, som förklarat i ”testa schemat”.

Påminnelser

Utöver e-postbekräftelser, kan du även sända dina användare en påminnelse någon tid innan tiden de bokat, från 2 veckor till 15 minuter i förväg. Om du har ställt in en sms-gateway (se nedan), kan du välja mellan e-post- och sms-påminnelser. I det senare fallet behöver du se till att samla in användares mobilnummer vid registrering och/eller bokning.

Bokningsprogrammet låter dig också sända uppföljningsmeddelanden till användare, någon tid efter deras bokning ägt rum. När detta alternativ är aktiverat, kan du se innehållet i meddelandet via Konfigurera > Layout (se även Anpassa meddelanden och notifieringar).

Du kan använda uppföljningsmeddelandet som en andra påminnelse i stället, genom att ange ett negativt antal minuter, timmar, dagar, veckor eller månader, relativt till tiden för bokningen.

INSTALLERA EN SMS-GATEWAY

För att kunna skicka sms-notifieringar, behöver du ha en sms-gateway. SuperSaaS säljer inte sms-tjänster, men erbjuder integration med ett flertal leverantörer. Nedan ser du ett urval, varav proSMS erbjuder information på svenska.

Notera att flera notifieringsalternativ för sms kommer vara dolda såvida du inte har installerat en sms-gateway.

Så snart du har skapat ett konto hos någon sms-leverantör, behöver du ange dina kontouppgifter, som användarnamn och lösenord, under inställningar för SMS-koppling. Om din sms-leverantör begär att du specificerar en gateway-typ, välj HTTP

Om din önskade sms-leverantör inte finns med i dropdown-menyn, känn dig fri att kontakta SuperSaaS support

Säkerställ att du aktiverar sms-gatewayen genom att markera Aktivera SMS-gateway och spara ändringarna. SuperSaaS bokningssystem kommer då att verifiera dina kontouppgifter hos din sms-leverantör. Ett statusmeddelande överst på sidan kommer att visa om verifieringen lyckades.

Andra notifieringar

Oavsett om du använder dig av godkännande från administratören eller inte, kan du konfigurera systemet så att det ska notifiera dig och andra om nya eller ändrade bokningar. Du kan välja att bli notifierad via e-post vid varje ändring eller att ta emot en sammanfattning en gång om dagen. För att sända dessa meddelanden till flera samtidigt, ange e-postadresserna som en komma-separerad lista.

Om du har konfigurerat en sms-gateway (se ovan), kan du också sända notifieringar om nya eller ändrade bokningar till ett eller flera mobilnummer. Detta är särskilt användbart när du vill bli notifierad om ändringar i ditt bokningsschema som gjorts i sista minuten.

Process vid slutförd bokning

Via Konfigurera > Process kan du också kontrollera var användare hamnar och/eller vilken sida som ska visas för dem när de slutfört en bokning. Som standard kommer användaren förbli i bokningsschemat efter bokningen slutförts. Den nya bokningen kommer att vara markerad och ovanför bokningsschemat visas ett meddelande som säger att bokningen lyckats.

Alternativt kan du sända användaren till sin agenda, med en översikt över alla kommande bokningar för aktuell användare. Ett annat alternativ är att ange en URL som användare vidarebefordras till när de slutfört sina bokningar. Det är starkt rekommenderat att sidan som användare hamnar på tydligt visar att deras genomförda bokning lyckats. Att vidarebefordra till din hemsida utan någon bekräftelse om vad som skett blir förvirrande för dina användare och faktum är att PayPal specifikt förbjuder det i kombination med deras betalningsprocess.

För att underlätta spårning av genomförda bokningar, kan du använda dig av de ’magiska orden’ $name, $id, $price, $slot_id, $email, $lang eller $full_name i URL:en, vilket kommer att ersättas med bokningens inloggningsnamn, id, pris, händelse-id, e-post eller fullständiga namn. Du kan då sedan extrahera informationen med ett skript på sidan som du skickar användare till, eller lagra det i en serverlogg för senare bearbetning.

Via Layoutinställningar kan du specificera URL-en som användare ska skickas till när de loggar ut från SuperSaaS (eller klickar på din logotyp, förutsatt att den visas). Detta kan vara en annan URL och att använda din hemsida är lämpligt här.